項目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據，把項目的主要可交付產品和服務劃分為更小的、更容易管理的單元，即形成工作分解結構(Work Breakdown Structure, WBS)。因此，范圍定義的輸入主要有：
項目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據，詳細描述項目和產品的過程，并把結構寫進詳細的項目范圍說明書中。
范圍說明書： 這是項目范圍規(guī)劃過程中的主要輸出成果，包括了前述的項目的合理性說明、項目成果描述、項目階段目標、項目可交付產品或者服務清單等內容，是范圍定義過程的主要依據之一。
制約因素： 即對項目組行為進行限制的因素和條件，如項目預算、范圍、時間等。
前提條件： 即為了制定項目計劃而必須假設能夠在將來獲得解決的一些條件，這些前提條件一般都是真實的、符合現(xiàn)實的、肯定的，也是可以解決的，但也存在未能如期解決的風險。
其他計劃結果： 其他領域內的結果也可以作為確定范圍定義時的一個參考因素。
歷史資料： 其他IT項目或者相關項目及相關領域內項目的歷史資料，也是在進行項目范圍定義時參考的因素。
在進行范圍定義時，經常使用的工具和技術有：
產品分析。每個應用領域都有一些通用的方法把高層的產品描述轉變?yōu)榍袑嵉目山桓兜某晒?。產品分析包括許多技術，例如產品分解、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)工程、價值工程、價值分析和功能分析等。
識別出多個可選方案。識別出可選方案是一種技術，該技術用來產生執(zhí)行和完成項目工作的多種方法。在這個過程中可應用很多通用的管理方法，例如“頭腦風暴法”和“橫向思維法”。
專家判斷法。每個應用領域都有一些專家，其經驗可用于定義詳細的項目范圍說明書。他們的判斷和專長可運用于任何技術細節(jié)。
一般，當完成項目范圍定義后，下一步將根據項目范圍說明書等，制作工作分解結構WBS。