在溝通機構建立后，編制了溝通的制度和具體流程，規(guī)定了各方的責任和權利以及相應的獎懲條例，并以具體的流程來規(guī)范各方的溝通行為，其中包括一般情況和緊急情況下的溝通方式。

　?。?）要求各方必須建立相應的溝通機制，列出溝通責任人員的名稱、職務、聯(lián)系方式和負責的范圍，其中包括對內和對外溝通范圍。

　?。?）要求各方人員應進行對等溝通，即技術層人員與技術層人員溝通，管理層人員與管理層人員溝通，盡量避免2個不同單位之間的跨層溝通，以防產生不必要的誤會。

　　（3）在同一單位內，各層之間要掌握溝通內容和深度，技術人員應清楚向管理層反映什么情況，什么內容，期望管理層解決什么問題；管理層也需要知道應解決什么問題。

　　（4）溝通的響應時間應明確，什么問題需要多長時間響應，應記錄每次響應時間，對超時響應的況進行原因分析，對于無故拖延響應的給予一定的懲罰。

　?。?）定期召開碰頭會，碰頭會主要由項目的管理層和相關的技術人員參與，集中各方的工程進度完成情況和在工程中遇到的問題，提出工程中隱存的風險，探討降低風險的手段。

　　（6）確定緊急情況下的溝通方式和投訴途徑。

　　（7）確定項目監(jiān)理方在溝通中的主導地位，負責組織各方定期開會，解決有爭議的問題。

　　溝通流程是溝通順利進行的保障，因此，在項目開始時，就應確定項目的溝通流程，

　?。?）各角色應明確自己的權責范圍，對超出自己范圍的內容，應征求相關人員的意見，在得到確認后才能回復，不要隨口開河，造成不必要的損失。如系統(tǒng)集成商或供應商的項目經理對系統(tǒng)具體技術功能的內容，如果沒有把握，應請有關技術人員確認后才能回復請求方。

　?。?）技術人員之間應在項目技術協(xié)議書的基礎上進行技術溝通和技術確認，超出了項目技術協(xié)議書上的內容，應得到管理層的同意才能確認；這一點技術人員特別是軟件開發(fā)人員往往會忽視， 他們在具體的軟件開發(fā)過程中，常常會根據業(yè)主技術人員的意見擅自改變原有功能或增加新的功能，他們會自認為這樣效果會更好，但忽視了管理的需要，會造成管理人員對項目的管理失控。

　?。?）在項目進行過程中，如有影響較大的變動，應及時向決策層匯報，以作出相應的對策；項目有大的變動往往會影響到項目的進度、質量和成本，如果沒得到決策層的批準，項目將無法得到應有的資源支持，致使項目失敗。

　　（4）要建立配套的投訴制度，在溝通流程不能進行正常運作時，可及時進行糾正。在項目實施過程中，各方因對某一問題或某一條款的看法不同而作出不同的反應常有發(fā)生，這些問題如不能得到及時的解決，將會影響工程的進一步實施。因此，配套的投訴制度在大中型項目的建設中可起到保障作用。

　?。?）流程涉及的任何一方出現(xiàn)人員變動應及時通知其他各方，同時，對于某一方面的技術人員的配置應采用雙人以上，以避免出現(xiàn)人員真空現(xiàn)象的出現(xiàn)。大中型項目實施的時間一般較長，參與各方出現(xiàn)人員變動也屬于正常現(xiàn)象，因此，項目參與各方應建立人才儲備制度。