溝通管理計劃1：

　　溝通管理計劃是提供以下內(nèi)容的文檔：

　　• 收集和歸檔結(jié)構(gòu)，用于詳細說明收集和存儲不同類別信息的方法。程序中同時應包括收集和發(fā)布對先前發(fā)布材料的更新和結(jié)構(gòu)。

　　• 發(fā)布結(jié)構(gòu)，用于詳細說明信息(狀態(tài)報告、數(shù)據(jù)、進度計劃、技術(shù)文檔等)流向何人，將采用什么方法(書面報告、會議等)，發(fā)布不同類別的信息。該結(jié)構(gòu)必須與項目組織圖中描述的責任和報告關(guān)系一致。

　　• 準備發(fā)布的信息的描述，包括格式、內(nèi)容、詳細程度以及應采用的準則/定義。

　　溝通管理計劃2：

　　• 生產(chǎn)進度計劃，用于顯示每一類溝通將在何時產(chǎn)生。

　　• 計劃的溝通之間獲取信息的方法。

　　• 隨著項目的推進和發(fā)展，更新和細化溝通管理計劃的方法。

　　〔案例〕

　　本項目設備是引進德國多特蒙德特市蒂森克虜伯(ThyssenKruppSteel)公司的二手設備，在德國進行拆卸、包裝，運回國內(nèi)進行修、配、改，完成現(xiàn)代化升級改造，建設一期規(guī)模為年產(chǎn)300萬噸熱軋卷板。二期為年產(chǎn)450萬噸熱軋卷板。

　　2.2項目信息發(fā)送

　　1)溝通技能

　　溝通技能用于交換信息。發(fā)送人有負責使信息清楚、無歧義、完整，以便接受人可以正確接受并確認能正確理解。接受人有責任確認完整地接收到信息并正確地理解信息。進行溝通有多個方面：

　　• 書面和口頭的，聽的和講的。

　　• 內(nèi)部的(在項目內(nèi))和外部的(對顧客和公眾等)。

　　• 正式的(報告，簡報等)和非正式的(備忘錄，專門會談等)。

　　• 縱向的(組織的上下級之間)和橫向的(并列的各部門之間)。

　　2)信息查詢體系

　　信息查詢體系，信息可以通過不同方式由隊伍成員共享。包括人工存檔體系、電子文檔數(shù)據(jù)庫、項目管理軟件以及允許查閱的技術(shù)文檔(如設計圖紙)系統(tǒng)。

　　3)信息發(fā)送系統(tǒng)

　　信息發(fā)送系統(tǒng)，項目信息可以通過不同方式發(fā)布，包括項目會議、書面文檔復印件的發(fā)布、共享網(wǎng)絡電子數(shù)據(jù)庫、傳真、電子郵件、語音郵件和電視會議。

　　4)項目記錄：

　　項目記錄可能包括描述項目的信函、備忘錄、報告和文檔。應該按照有組織的形式，正確地，盡量完整地保存此類信息。項目隊伍成員通常會在項目記事本中留下個人的記錄。